A Reforma Tributária traz mudanças para a emissão de documentos fiscais e para o controle dos novos tributos sobre o consumo. Entre elas estão as finalidades específicas de Nota de Débito e Nota de Crédito na NF-e (modelo 55), utilizadas para registrar ajustes que afetam os valores de IBS e CBS.
A Nota de Débito registra ajustes que aumentam o imposto devido. A Nota de Crédito registra ajustes que reduzem o imposto devido ou reconhecem um efeito de crédito, conforme a finalidade aplicável.
Para entender quem deve emitir cada documento, é necessário considerar o que aconteceu na operação e qual empresa está registrando o ajuste.
O que são Nota de Débito e Nota de Crédito na Reforma Tributária?
As Notas de Débito e de Crédito registram ajustes tributários em situações previstas nas regras da Reforma Tributária. Elas seguem finalidades específicas na NF-e e permitem documentar ocorrências que afetam os valores de IBS e CBS apurados. A emissão depende da natureza da operação e do enquadramento previsto na documentação técnica.
Quando emitir uma Nota de Débito
A Nota de Débito pode ser utilizada em situações como cobrança de multa e juros por atraso, pagamento antecipado e perda de mercadoria em estoque, conforme as finalidades previstas na documentação técnica.
Veja alguns exemplos.
- Multa e juros por atraso. O fornecedor cobra os valores do comprador e emite a Nota de Débito correspondente.
- Pagamento antecipado. Quando o comprador paga antes de receber o produto ou serviço, o fornecedor registra a antecipação por meio de uma Nota de Débito específica.
- Perda em estoque. Quando a mercadoria já está no estoque e ocorre perda, perecimento ou roubo, a própria empresa que sofreu a perda emite a Nota de Débito correspondente.
A finalidade correta deve ser identificada de acordo com a ocorrência e as regras fiscais aplicáveis.
Quando emitir uma Nota de Crédito
A Nota de Crédito registra ajustes que reduzem o imposto devido ou reconhecem efeitos de crédito previstos nas regras fiscais. Entre os exemplos apresentados no material técnico da NDD estão situações de multa e juros, retorno de mercadorias e recusa de entrega.
- Multa e juros quando o fornecedor não emitiu a Nota de Débito. O comprador pode emitir uma Nota de Crédito para registrar a situação, conforme o procedimento aplicável.
- Recusa total da entrega. Quando o comprador recusa toda a mercadoria ou o destinatário não é localizado, o fornecedor ou remetente emite a Nota de Crédito correspondente ao retorno.
- Recusa parcial da entrega. Quando apenas parte da mercadoria é recusada, o fornecedor ou remetente emite a Nota de Crédito para ajustar a parcela devolvida.
A emissão deve refletir a operação efetivamente ocorrida e observar as regras de referência e validação do documento fiscal.
Quem é obrigado a emitir Nota de Débito e Crédito?
A emissão depende da situação fiscal, da finalidade do documento e do papel de cada participante na operação. O fornecedor pode ser responsável pelo registro em determinado cenário, enquanto o comprador pode emitir o documento em outra hipótese prevista nas regras.
Por isso, a empresa precisa avaliar o fato ocorrido antes de definir qual documento emitir.
Qual empresa deve emitir cada nota?
| Situação | Quem emite | Documento |
| Cobrança de multa e juros por atraso no pagamento | Fornecedor | Nota de Débito |
| Pagamento de multa e juros quando o fornecedor não emitiu a Nota de Débito correspondente | Comprador | Nota de Crédito |
| Pagamento antecipado antes do fornecimento | Fornecedor | Nota de Débito |
| Perda, perecimento ou roubo de mercadoria que já está no estoque | Empresa que sofreu a perda | Nota de Débito |
| Recusa total da entrega ou destinatário não localizado | Fornecedor ou remetente | Nota de Crédito |
| Recusa parcial da entrega | Fornecedor ou remetente | Nota de Crédito |
Como fica a obrigatoriedade por regime tributário?
Empresas do regime normal, optantes pelo Simples Nacional e microempreendedores individuais devem acompanhar as regras e os cronogramas aplicáveis ao seu enquadramento.
- Regime Normal (Lucro Real e Lucro Presumido): Obrigatório a partir de 3 de agosto de 2026 (com ajustes normativos via Ajuste SINIEF 27/2026).
- Simples Nacional e MEI: Com obrigatoriedade prevista para 4 de janeiro de 2027.
Qual é a diferença entre Nota de Débito, Nota de Crédito e evento eletrônico?
A Nota de Débito e a Nota de Crédito registram ajustes fiscais. O evento eletrônico, por sua vez, registra um acontecimento relacionado a uma operação ou a um documento que já existe.
Um exemplo é o fornecimento não realizado após o pagamento antecipado. Nessa situação, o fornecedor registra o evento correspondente para informar que a entrega prevista não aconteceu.
Outro caso é a perda durante o transporte. A responsabilidade pelo frete determina quem deve registrar o evento e qual lado da apuração será afetado.
Identificar corretamente cada situação permite manter o histórico da operação e os registros fiscais consistentes.
Como a emissão impacta a Apuração Assistida?
As Notas de Débito, as Notas de Crédito e os eventos fornecem informações que podem refletir na Apuração Assistida de IBS e CBS, conforme a natureza da ocorrência e as regras aplicáveis.
A Central da Apuração Assistida, tecnologia do NDD Space, permite acompanhar as informações da apuração e identificar divergências que precisam ser analisadas. Para isso, é importante que os registros fiscais representem corretamente as operações e seus ajustes.
Em determinadas situações, a Nota de Crédito pode depender de um evento de aceite para produzir os efeitos previstos na apuração. Essa exigência deve ser verificada conforme a finalidade do documento.
Como preparar a operação fiscal?
Para organizar os processos durante a transição tributária, recomendamos algumas medidas.
- Revise os procedimentos de emissão e recebimento de NF-e.
- Verifique se o sistema fiscal contempla as finalidades de Nota de Débito e Nota de Crédito aplicáveis à operação.
- Oriente as equipes sobre quem deve emitir cada documento em diferentes cenários.
- Mantenha o vínculo entre os ajustes fiscais e as operações originais.
- Acompanhe as atualizações das notas técnicas e das regras de validação.
Com processos definidos e sistemas atualizados, a empresa consegue organizar os registros e se preparar para as novas rotinas de IBS e CBS.
Conclusão
Saber quem deve emitir Nota de Débito e Nota de Crédito na Reforma Tributária exige analisar a operação, identificar a finalidade fiscal e verificar a responsabilidade de cada participante. Os exemplos de multa e juros, pagamento antecipado, perda em estoque e recusa de mercadorias mostram como essa definição varia conforme a ocorrência.
A NDD acompanha as mudanças na documentação fiscal e oferece soluções para organizar as informações e preparar as empresas para as novas rotinas tributárias.
Perguntas frequentes sobre Nota de Débito e Crédito
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Toda empresa precisa emitir Nota de Débito e Nota de Crédito?
A emissão depende da ocorrência de uma situação prevista nas regras fiscais. A empresa deve verificar se a operação exige um desses documentos e qual finalidade deve utilizar.
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Quem emite a Nota de Débito por pagamento antecipado?
Conforme o exemplo apresentado no material da NDD, o fornecedor emite a Nota de Débito para registrar o pagamento recebido antes do fornecimento.
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Quem emite a Nota de Crédito em caso de recusa de mercadoria?
Nos exemplos do material da NDD, o fornecedor ou remetente emite a Nota de Crédito correspondente ao retorno total ou parcial da mercadoria recusada.
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Qual é a diferença entre Nota de Crédito e evento eletrônico?
A Nota de Crédito registra um ajuste fiscal. O evento eletrônico informa um acontecimento relacionado a uma operação ou documento existente, como um fornecimento que não foi realizado após o pagamento antecipado.
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A Nota de Crédito exige aceite do destinatário?
Em determinadas situações, pode ser necessário registrar um evento de aceite para que a nota produza os efeitos previstos na apuração. A exigência depende da finalidade e das regras técnicas aplicáveis.