Como a Reforma Tributária afetará os cadastros das empresas? Quando o Split Payment começará a funcionar? A apuração assistida já pode ser testada? E quais áreas, além do Fiscal, precisam participar da preparação?
Essas foram algumas das questões discutidas em sessão interativa durante o 20º Fórum de Gestão Fiscal e Tributária, dia 4 de agosto, pelos especialistas da NDD Luciana Vargas, coordenadora da área de Compliance, e Jackson Cenci, diretor de Produtos Fiscais
Em formato de Perguntas e Respostas, a sessão deu continuidade ao debate iniciado no dia anterior sobre cadastro, classificação fiscal e conformidade. As perguntas foram enviadas pelo público e respondidas ao vivo pelos especialistas.
Mais de 30 dúvidas foram recebidas. A seguir, reunimos as sete perguntas respondidas no palco e os principais esclarecimentos apresentados por Luciana e Jackson.
1. Como o cadastro irá impactar as grandes empresas?
O impacto do cadastro não depende do porte da empresa. Informações incorretas podem comprometer a apuração, o aproveitamento dos créditos tributários e a competitividade da operação.
Esse cuidado também precisa se estender aos fornecedores. Se um fornecedor estiver com o cadastro incorreto, não preencher adequadamente os campos de IBS e CBS ou classificar uma operação de maneira equivocada, o adquirente poderá não conseguir aproveitar o crédito ou poderá considerar um valor incorreto.
Por isso, o cadastro do fornecedor também passa a ser um ponto de atenção da empresa compradora.
As organizações precisam mapear, por exemplo, quais fornecedores são optantes pelo Simples Nacional e avaliar de que maneira o regime adotado por eles poderá afetar a geração e a transferência de créditos.
O mesmo vale para os cadastros de produtos, classificações fiscais e demais informações utilizadas na emissão dos documentos eletrônicos. Como esses documentos serão a base da apuração assistida apresentada pelo Fisco, qualquer inconsistência cadastral poderá retornar para a própria empresa na forma de uma apuração incorreta.
Além do risco de perder créditos, um cadastro inadequado pode exigir compensações financeiras, gerar impactos no caixa e reduzir a competitividade da operação.
O atual período de adaptação deve ser utilizado para revisar os dados, os processos e a relação entre clientes e fornecedores antes que as inconsistências passem a provocar impactos financeiros mais difíceis de corrigir.
2. Qual é o maior risco de uma empresa deixar as adequações para a última hora?
O principal risco é não ter tempo suficiente para testar, identificar falhas e corrigi-las antes da entrada efetiva das novas exigências.
Durante a sessão, Luciana explicou que as regras de validação dos campos de IBS e CBS haviam sido desligadas pelo Fisco. Isso significa que a ausência dessas informações não provoca, neste momento, a rejeição do documento fiscal. Essa flexibilização, entretanto, não elimina a obrigação de preenchimento.
Uma empresa que interpretar esse período como uma autorização para adiar a adequação poderá chegar a janeiro sem ter testado seus sistemas, seus cadastros e seus processos internos. Nesse momento, as operações já estarão acontecendo em ambiente produtivo e o volume de empresas buscando suporte e correções será muito maior.
O calendário corporativo também torna esse adiamento arriscado. Empresas do varejo, por exemplo, costumam adotar períodos de freeze tecnológico em novembro e dezembro devido ao alto volume de vendas. Alterações sistêmicas relevantes nesses meses podem ser inviáveis.
Por isso, uma eventual prorrogação nem sempre representa uma vantagem. Ela pode apenas deslocar a adequação para um momento operacionalmente ainda mais delicado.
A recomendação é aproveitar o período em que os documentos não estão sendo rejeitados para estressar os sistemas internos, testar cenários reais e descobrir inconsistências enquanto ainda existe margem para recuperação.
Testar apenas quando as regras estiverem plenamente em produção significa correr o risco de encontrar um problema quando já não houver tempo hábil para corrigi-lo.
3. Quando o Split Payment começará para a logística?
O modelo definitivo do Split Payment ainda não está totalmente fechado. De acordo com as informações apresentadas na sessão, existe a previsão de realização de um piloto em outubro de 2027.
Luciana ressaltou que essa previsão ainda pode sofrer alterações, pois o funcionamento do Split Payment depende de uma série de componentes tecnológicos e operacionais que precisam estar adequadamente integrados.
Caso o piloto seja realizado conforme o planejamento, existe a possibilidade de que algumas operações comecem a utilizar o modelo no início de 2028.
A expectativa inicial é de que o Split Payment seja implementado de maneira opcional e faseada, considerando diferentes documentos e tipos de operação, e não de forma obrigatória para todo o mercado desde o primeiro momento.
Jackson chamou atenção, entretanto, para uma diferença importante entre o cronograma do Split Payment e o cronograma da apuração. Mesmo que o Split Payment tenha uma janela de implementação mais longa, a apuração dos tributos e o recolhimento pela nova plataforma estão previstos para começar entre janeiro e fevereiro de 2027.
Nesse primeiro momento, o recolhimento deverá ocorrer de forma semelhante ao modelo atual, sem o Split Payment, mas já utilizando a nova plataforma governamental.
Portanto, as empresas não devem aguardar a definição completa do Split Payment para iniciar sua preparação. A adequação aos novos processos de apuração e às plataformas governamentais é necessária independentemente do cronograma desse mecanismo.
4. Em quais situações será necessário emitir notas de crédito?
As situações de emissão de notas de crédito e notas de débito ainda não foram definidas de maneira exaustiva pelo Fisco. O que já está claro é que esses documentos serão utilizados para realizar ajustes na apuração assistida.
A emissão poderá ser necessária, por exemplo, quando houver:
- Erro de processamento na plataforma governamental;
- Informação incorreta originada no ERP ou no TMS do contribuinte;
- Diferença de alíquota identificada em determinado período;
- Perda de mercadoria;
- Sinistro;
- Evento fiscal que altere os valores originalmente considerados na apuração.
A lógica parte do documento fiscal eletrônico. As informações presentes no documento, exatamente como foram emitidas, alimentarão a apuração assistida. Quando houver divergência entre a operação real e o que foi processado, as notas de crédito e débito funcionarão como instrumentos de ajuste.
Esse processo também cria uma nova necessidade de governança. As empresas precisarão definir quem será responsável por acompanhar a apuração assistida, identificar as divergências e determinar quando uma nota de crédito ou débito deverá ser emitida.
A apuração apresentada pelo Fisco não poderá ser simplesmente aceita e encaminhada. Será necessário verificar se os valores estão coerentes e se todas as operações foram tratadas corretamente.
Também haverá um prazo para que o contribuinte se manifeste sobre eventuais inconsistências. Por isso, a empresa precisará ter pessoas, processos e ferramentas preparados para realizar esse acompanhamento.
Esse é o princípio por trás da regra dos 25 dias corridos para contestação da apuração assistida: passado esse prazo sem manifestação, os valores apresentados pelo Fisco podem ser considerados como aceitos pelo contribuinte.
5. A conciliação financeira será adiada por causa do Split Payment?
A apuração assistida e o Split Payment são processos relacionados, mas independentes. A indisponibilidade ou o adiamento do Split Payment não impede o início da apuração pela nova plataforma.
O Split Payment funciona como um mecanismo de arrecadação. Ele permite que o valor correspondente ao tributo seja separado e direcionado ao governo durante o próprio fluxo financeiro da operação.
Caso esse mecanismo ainda não esteja disponível em 2027, o imposto deverá ser recolhido por meio de guia, em uma dinâmica semelhante à utilizada atualmente. A diferença é que o processamento e a geração das informações já ocorrerão na nova plataforma.
A apuração assistida depende principalmente da emissão correta dos documentos fiscais e da qualidade das informações enviadas, e não da disponibilidade do Split Payment.
Os dois mecanismos poderão coexistir e se complementar, mas a plataforma de apuração foi desenhada para funcionar mesmo antes da implementação integral do Split Payment.
6. Já existem ferramentas para atender à apuração assistida e à conciliação financeira?
A nova sistemática tributária altera a dinâmica de débitos, créditos, eventos fiscais e conciliação. Diante desse cenário, a NDD vem desenvolvendo uma plataforma voltada ao acompanhamento fiscal-financeiro das operações.
A solução considera documentos de compra e venda, além de eventos que podem gerar créditos ou débitos, como crédito presumido, perda de mercadoria, sinistros e outros ajustes fiscais.
A proposta é criar uma espécie de espelho entre as informações registradas pela empresa e os dados presentes na apuração governamental.
O objetivo não é apenas questionar os valores apresentados pelo Fisco, mas permitir que a própria organização identifique se seus documentos, seus cadastros e seus processos internos estão íntegros.
Uma empresa pode acreditar que possui direito a determinado crédito, por exemplo, mas uma classificação incorreta realizada pelo fornecedor pode resultar em uma alíquota diferente e reduzir significativamente o valor aproveitado.
Sem uma ferramenta de conferência, essa diferença pode passar despercebida. A NDD também está desenvolvendo agentes de inteligência artificial capazes de identificar inconsistências de maneira proativa. A intenção é permitir que o contribuinte corrija os problemas antes do fechamento da apuração.
Depois da geração da guia, uma contestação ou correção retroativa poderá envolver atualização pela Selic e outros custos. A tecnologia, nesse contexto, precisa apoiar simultaneamente a conformidade legal e a eficiência financeira da empresa.
7. Que conselho vocês dariam às empresas que ainda enxergam a Reforma Tributária apenas como uma atualização de sistema?
A Reforma Tributária do Consumo não é um projeto restrito ao departamento Fiscal. Seus impactos atravessam praticamente toda a organização.
Compras, Fiscal, Financeiro, Jurídico e Tecnologia precisam atuar de maneira integrada. A área Jurídica, por exemplo, deverá revisar contratos que preveem o repasse de tributos. Durante o período de transição, poderá ser necessário considerar simultaneamente IBS, CBS, ICMS e ISS, além das alterações anuais previstas para as alíquotas.
O Financeiro será diretamente afetado pela nova dinâmica de créditos. Em regra, o crédito de IBS e CBS estará relacionado à extinção do débito que o originou.
Isso significa que a simples emissão do documento fiscal ou o pagamento realizado ao fornecedor não garantem, isoladamente, que o crédito estará disponível. Essa condição precisa ser considerada na gestão do fluxo de caixa e no relacionamento com a cadeia de fornecedores.
Outra recomendação é designar uma pessoa ou estrutura responsável pelo acompanhamento da legislação. Até o encerramento completo da transição, previsto para o início da próxima década, haverá um grande volume de notas técnicas, atos conjuntos, regulamentos e atualizações que precisarão ser interpretados e traduzidos para os processos internos.
Jackson destacou que as notas técnicas publicadas anteriormente costumavam representar mudanças mais pontuais, como a criação de um campo ou de um evento. Com a Reforma Tributária, elas podem representar alterações profundas no próprio modelo de apuração.
Os impactos também podem alcançar a infraestrutura física. O CNPJ alfanumérico, por exemplo, não afeta somente bancos de dados e sistemas. Equipamentos utilizados para leitura de códigos de barras em transportadoras, supermercados e atacadistas também podem precisar de atualização ou substituição, já que foram desenvolvidos para processar estruturas exclusivamente numéricas.
A Reforma Tributária, portanto, não deve ser tratada apenas como uma troca de campos no ERP. Trata-se de uma transformação de processos, contratos, tecnologia, fluxo financeiro, governança e relacionamento com fornecedores.
Preparar agora é reduzir riscos depois
Ao encerrar o talk, Luciana reforçou que as empresas precisam mapear seus cadastros, seus fornecedores, suas operações logísticas e todos os bens e serviços que podem gerar créditos.
Também é necessário compreender o que é matéria-prima, uso e consumo e quais elementos participam da entrega do produto ou serviço final. Essas informações precisam ser organizadas e classificadas corretamente para que possam ser utilizadas dentro da nova sistemática tributária.
A recomendação central é não esperar janeiro para iniciar a adequação e não construir o planejamento com base na expectativa de novas prorrogações.
O período atual deve ser utilizado para testar sistemas, processos e documentos. Quanto mais cedo as empresas identificarem as inconsistências, maior será sua capacidade de corrigi-las sem comprometer as operações, os créditos e o fluxo financeiro.
Quer se antecipar a esses desafios?
A NDD lançou no evento uma nova solução de apuração assistida e conciliação fiscal-financeira, com agente de inteligência artificial capaz de identificar inconsistências antes do fechamento da apuração.
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Nota: este conteúdo apresenta os esclarecimentos compartilhados durante a sessão realizada no 20º Fórum de Gestão Fiscal e Tributário, realizado em 4 de agosto. Cronogramas, regras e especificações técnicas da Reforma Tributária podem ser atualizados pelos órgãos responsáveis. Acompanhe nosso Portal para consultar as novas publicações e orientações.